2018_06_15
Uutiset

Nyt on aika herätä KATRE:n tuomiin muutoksiin

Kansallisen Tulorekisterin käyttöönotto aiheuttaa toimenpiteitä kaiken kokoisissa organisaatioissa. Nyt on viimeinen hetki herätä muutokseen, kehityspäällikkö Marjo Halttunen toteaa.

KATRE eli Kansallinen Tulorekisteri otetaan käyttöön Suomessa kahdessa vaiheessa. Ensimmäisessä vaiheessa tammikuusta 2019 tulorekisteriin ilmoitetaan palkkatiedot ja 1.1.2020 alkaen myös eläke- ja etuustiedot. Tulorekisterin työryhmään kuuluva Accountorin kehityspäällikkö Marjo Halttunen on työskennellyt aiheen parissa jo puolitoista vuotta.

- Enemmistö isommista yrityksistä on todennäköisesti jo herännyt muutokseen ja on ryhtynyt toimenpiteisiin asian eteen. Tällä hetkellä olen huolissani siitä, että Suomessa on paljon keskisuuria ja pieniä yrityksiä, jotka eivät vielä ole tarttuneet toimeen millään tavalla. Nyt on viimeinen hetki herätä muutokseen, Marjo Halttunen toteaa.

- Kyse on yksinkertaistetusti siitä, että aikaisemmin yritys on ilmoittanut verottajalle vuositasolla koontina maksamansa rahapalkan, luontaisedut, verottomat korvaukset sekä tietyt vähennykset. Katren myötä yritykset antavat tiedot viiden kalenteripäivän sisällä maksupäivästä huomattavan yksityiskohtaisemmalla tulolajitasolla: esimerkiksi onko työntekijälle maksettu iltavuorolisää tai 50-prosenttista ylityökorvausta ansainta-ajan mukaan, Halttunen selventää.

- Osa yrityksistä tulee tarvitsemaan muutoksia myös esijärjestelmiin, jotta tulorekisteriin saadaan toimitettua tietoa tarpeeksi tarkalla tasolla, ja ”yhden ilmoituksen taktiikka” toteutuu.

Valmistuttuaan KATRE on yhtenäinen rekisteri kaikkien kansalaisten tulotiedoista. Kansalaisten tulotietoja tarvitsevat viranomaistahot saavat kaiken informaation keskitetysti yhdestä rekisteristä, eikä työntekijän tarvitse ilmoittaa tulojaan erikseen useille tahoille. Ensimmäisessä vaiheessa tulorekisterin tietoja käyttävät Verohallinto, Työeläkelaitokset, Työttömyysvakuutusrahasto ja Kela. Toisessa vaiheessa mukaan tulevat Koulutusrahasto, Työsuojeluviranomaiset, TEM:in hallintoala (palkkatuen osalta), Tilastokeskus, Työttömyyskassat, Vahinkovakuutusyhtiöt ja kunnat.

KATREn vaikutus palkka-, matka- ja kuluhallinnan järjestelmiin

Kaikki toimijat, jotka käsittelevät ja ilmoittavat palkkatietoja, tulevat tulorekisterin piiriin. Muutos koskee jokaista yritystä, joissa maksetaan palkkoja työntekijöille sekä jokaista yrittäjää, joka maksaa palkkaa itselleen. KATREa tullaan soveltamaan myös järjestöissä ja kuntasektorilla.

- Ensimmäinen askel on varmistaa, tehdäänkö yrityksessä tai organisaatiossa käytössä olevaan palkkajärjestelmään KATREn vaatimat muutokset. Seuraava askel on vahvistaa, että palkanlaskentaa suorittavat ja henkilöstöhallinnosta vastaavat henkilöt kouluttautuvat tulorekisterin vaateisiin, kuten pakollisiin ja vapaaehtoisiin palkkatietoilmoituksen tietoihin, erilaisiin teknisiin ilmoitustapoihin sekä korjaus- ja mitätöintitoimenpiteisiin.

- Organisaatiossa saattaa olla palkkajärjestelmän lisäksi käytössä on erillinen matkalaskujärjestelmä. KATRE vaikuttaa myös matkalaskuihin – tämä asia on saattanut jäädä usealta ymmärtämättä. Matkalaskujärjestelmiä on kymmeniä erilaisia: käytössä voi olla mitä tahansa itsesuunnitellusta Excel-taulukosta globaalin yrityksen yhteiskäytössä olevaan sovellukseen.

Marjo Halttusen mukaan kummassakin ääripäässä on huonot puolensa: kaverin rakentamasta Excel-järjestelmästä tuskin saa KATRE-päivitystä ja toisaalta on syytä tarkistaa, tekeekö globaali toimija järjestelmäänsä Suomen vaatimat muutokset. Olipa järjestelmä mikä tahansa, tulorekisterimuutos saattaa vaatia organisaation sisäisten prosessien muutosta.

- Matkalaskut maksetaan usein suoraan kassasta taloushallinnon toimesta ja niistä on ilmoitettu vuositasolla verottajalle. Usein ilmoitukset on hoidettu palkkajärjestelmän kautta. Nyt näidenkin tietojen on oltava viiden kalenteripäivän kuluttua tulorekisterissä. Yrityksessä on mietittävä, että jos matkalaskut maksetaan kassasta, miten ne ilmoitetaan tulorekisteriin? Oleellista on kysyä, tarvitaanko yrityksessä sisäisiä prosessimuutoksia?

- Prosessit linkittyvät luonnollisesti yrityksen kokoon: jos yhteisössä on matkustustehtävissä vain muutama palkansaaja, ei matkalaskutietojen manuaalinen naputtaminen asiointipalvelussa vie kovin paljoa aikaa – mutta matkalaskujen käsittely ja maksatus olisi silti hyvä siirtää palkanlaskennan yhteyteen.

- Mutta jos aktiivisia matkustajia ja matkalaskujen tekijöitä on paljon viikoittain, on yrityksessä hyvä miettiä, kuinka matkalaskujen käsittely, maksatus ja ilmoittaminen hoidetaan tammikuun 1. päivästä lähtien ensi vuonna, Halttunen korostaa.

Katsee tiukasti KATREen

Halttunen toteaa, että Kansallinen Tulorekisteri on osittain jäänyt EU:n tietosuojauudistuksen GDPR:n varjoon.

- Ikävä kyllä meillä on kaksi merkittävää ja resursseja vievää talous- ja henkilöstöhallintoon liittyvää muutosta vuoden sisällä. Kumpikin muutos työllistää osin samaa joukkoa: palkkatietoja käsittelevät ihmiset käsittelevät myös sensitiivistä dataa. Nyt on kuitenkin aika siirtää katseet tiukasti KATREen.

Kaikissa Accountorin omissa palkkajärjestelmissä on huomioitu Kansallisen Tulorekisterin käyttöönotto. Lue lisää:

Tutustu myös: Verohallinto: Lisätietoa Kansallisesta Tulorekisteristä yrityksille ja organisaatioille

Jäikö joku artikkelissa askarruttamaan mieltäsi? Ota yhteyttä, niin jatketaan keskustelua aiheesta.