2018_02_20
Uutiset

Palkkahallintajärjestelmä tehostaa yrityksen arkea

Accountorilla kehityspäällikkönä työskentelevä Johanna Simonsen kehittää työssään palkkahallinnon palveluita. Erityisesti isommissa organisaatioissa palkkahallinnon sähköistäminen kannattaa.

Sähköinen palkkahallintajärjestelmä

- Sähköinen palkanhallintajärjestelmä sopii niille, jotka haluavat jalkauttaa HR-prosessin läpi organisaation ja huolehtia koko työsuhteen elinkaaresta sähköisesti, helposti ja tehokkaasti, Simonsen kertoo.

Accountorin tuotekehityspuolella työskennellään kaiken kokoisten yritysten palkkahallinnon arjen helpottamiseksi. Isommille yrityksille on tarjolla moderni palkkahallintajärjestelmä, jota voidaan muokata asiakkaan tarpeisiin juuri heille sopivan palkka- ja HR-järjestelmän rakentamiseksi.

Accountorin järjestelmä määritellään toimimaan toimialojen mukaan. Työehtosopimukset sisällytetään järjestelmään, jolloin laskenta toimii työehtosopimusehtojen mukaisesti automaattisesti.  Tämän lisäksi järjestelmään voidaan rakentaa automaattisiksi yritysten omat prosessit, kuten sähköisten lomakkeiden hyväksymisketjut.

- Järjestelmää käyttää yritykselle Accountorissa nimetty palkanlaskija sekä asiakkaan yhteyshenkilö, joka on usein HR-henkilö. Sen lisäksi myös johto, esimiehet ja työntekijät voivat käyttää järjestelmää suoraan tarvitsemiensa toimintojen osalta.

- Nettiselaimella toimivaan järjestelmään voi esimerkiksi työntekijä kirjautua ilmoittamaan lomat, katsomaan palkkalaskelmat tai muuttamaan vaikkapa oman osoitteen.

Esimies näkee alaistensa lähettämät ilmoitukset suoraan, mikä auttaa esimerkiksi resursointia ja varhaisen välittämisen toteuttamista, kun poissaoloista tulee automaattiset ilmoitukset. Tällöin järjestelmään merkitään myös tehdyt toimenpiteet poissaolojen vähentämiseksi.

Työsuhteen eri vaiheissa sähköisen palkanhallintajärjestelmän käyttö nopeuttaa tekemistä.

- Kun uusi työntekijä on tulossa, voidaan tiedot syöttää suoraan lomakkeelle, esimies pystyy tulostamaan työsopimuksen, ja lomake lähtee eteenpäin organisaation prosessien mukaisesti. IT- ja HR-osastot saavat tiedot automaattisesti uudesta henkilöstä, samoin palkkatiedot menevät suoraan laskentaan. Työsuhteen päättyessä organisaation eri tahot saavat myös yhtäaikaisesti tiedon päättyvästä työsuhteesta, Simonsen kertoo.

Raportointi on myös huomattavasti helpompaa järjestelmän avulla. Esimerkiksi palkkahallinnon tiedot ovat esimiehillä ajantasaiset ja helposti saatavilla.  Lisäominaisuutena järjestelmään voidaan myös tehdä työaikakirjaukset sekä kilometri- ja päivärahakorvaukset, jotka menevät suoraan esimiehelle hyväksyttäväksi.  Myös muista leimaus- ja esitietojärjestelmistä voidaan ladata tiedot palkkahallintojärjestelmään sisään palkanlaskentaa varten.

- Tällainen järjestelmä on ennen kaikkea esimiesten työtä helpottavaa. Palkanlaskenta onnistuu verkon yli, myös mobiilisti. Tämä vie organisaatiota ison harppauksen eteenpäin,  kun henkilöstö- ja palkkahallintaan tarvittavat tiedot ovat keskitetysti yhdessä paikassa saatavilla. Samalla myös tiedonkulku organisaatiossa turvataan,  kun työsuhteen historia on yhdessä paikassa tallessa jopa aina rekrytointivaiheesta lähtien, Simonsen kertoo.

Järjestelmä on mahdollista jalkauttaa monella eri tasolla, aina johdosta työntekijään. Käyttöönotto on helppoa: koulutuksesta huolehtii joko asiakkaan yhteyshenkilö tai Accountorin asiantuntija.

- Oma palkanlaskija on myös tukena järjestelmän käytössä. Yhteyshenkilömme asiakashuolenpidostamme käy myös läpi käyttökokemusta säännöllisesti. Usein "pelkkää" palkanlaskentaa helpottamaan tuotu järjestelmä osoittautuukin erinomaiseksi työkaluksi työsuhteiden hoitoon ja hallinnointiin, Simonsen kertoo.

EU:n tietosuojauudistus GDPR sekä vuoden 2019 alussa käyttöönotettava Kansallinen tulorekisteri KATRE asettavat myös vaatimuksia yritysten palkanhallintajärjestelmiin. Kaikissa Accountorin omissa palkkajärjestelmissä on huomioitu sekä GDPR että KATRE.

- Koko palkanlaskenta muuttuu, kun ilmoitukset tulotiedoista verottajalle on toimitettava viidessä päivässä entisen vuosiraportoinnin sijaan. Me olemme luotettava kumppani myös tämän jatkuvuuden kannalta, Simonsen muistuttaa. 

Palkkahallintajärjestelmä tehostaa yrityksen arkea

Ota yhteyttä Lisää ajankohtaisia uutisia Tilaa uutiskirje