2018_10_04
Uutiset

Selkeä budjetti sitouttaa ja lisää läpinäkyvyyttä

Budjetin laatiminen tulee olla läpinäkyvää, realistisiin arvioihin perustuvaa ja parhaassa tapauksessa myös sitouttavaa, toteaa talouskonsultti Ilppo Kaukola Accountorilta.

Budjetointi nähdään yhä turhan yksipuolisesti pelkän talouden ennusteena, joka tehdään ikään kuin pakon edessä. Laajemmasta näkökulmasta tarkasteltuna budjetointi kuitenkin on johtamisen väline, josta koko organisaatio hyötyy. Budjetin laatiminen tulee olla läpinäkyvää, realistisiin arvioihin perustuvaa ja parhaassa tapauksessa myös sitouttavaa, toteaa talouskonsultti Ilppo Kaukola Accountorilta.

- Ensinnäkin läpinäkyvyys on tärkeää siksi, että laskelmien perusteet tulee avata: mihin nämä ennusteet perustuvat ja mihin ne vaikuttavat? Henkilöstön näkökulmasta ennusteissa on myös yksilöiden tai tiimien tulospalkkaukseen liittyviä sidonnaisuuksia, joten niistä on hyvä olla tietoinen, Kaukola kertoo.

- Toinen näkökulma on realistisuus. Budjetoinnin tulee perustua lukuihin, joihin on mahdollista päästä. Jos budjettiin kirjataan kasvua, tulee myös kasvun edellytykset huomioida: millaisia panostuksia tai investointeja tarvitaan esimerkiksi henkilöstömäärän ja toimitilojen koon suhteen, tarvitaanko lisää vaikkapa tuotantokoneita, entä pysyvätkö raaka-aineiden hinnat samalla tasolla?

- Kolmas, mutta yhtä tärkeä aspekti on osallistaminen. Vielä tänä päivänäkin budjetteja laaditaan suljettujen ovien takana, mutta olisiko johtamisen näkökulmasta mahdollista osallistaa henkilöstöä vaikkapa osabudjetin arviointiin?

Askelmerkit vision saavuttamiseen

Organisaation sitouttamiseksi budjetti tulisi linkittää pidemmän aikavälin tavoitteeseen ja vision pyrkimisen askelmerkkeihin. Laskelmissa ei voi esittää lukuja, jotka eivät ole saavutettavissa.

- Budjetoinnista ei ole käytännössä minkäänlaista hyötyä, jos se laaditaan tyhjän päälle ja olemattomiin oletuksiin perustuen. Sen tulee perustua esimerkiksi tuotannon tilauskantaan, allekirjoitettuihin aiesopimuksiin, rahoitussuunnitelmiin ja investointeihin, Kaukola summaa.

- Suunnitelman tulee olla konkreettinen. Jos yrityksen liikevaihto on nyt 8 miljoonaa euroa, se ei voi ennustaa ensi vuodelle 12 miljoonan liikevaihtoa perustuen johonkin hatusta vedettyyn kasvukertoimeen tai Suomen kansantaloudelliseen kehitykseen.

Ilppo Kaukola muistuttaa, ettei budjetin tarvitse olla kiveen kirjoitettu totuus, vaan budjettia voi ja tuleekin tarkistaa sopivin väliajoin. Isommissa yrityksissä ennuste on hyvä tarkistaa kuukausittain, pienemmillä toimijoilla esimerkiksi kvartaaleittain.

- Budjetin toteuman arvioinnin tulisi olla rullaavasti osa normaalia tuloslaskelmaa, ja sitä tuleekin päivittää kesken tilikauden. Näidenkin päivitysten viestiminen henkilöstölle on erittäin tärkeää sitoutumisen ja työmotivaation ylläpitämiseksi.

Oikea työkalu tekee budjetoinnista vaivatonta

Useissa yrityksissä budjetointi hoidetaan edelleen Excel-taulukoilla, joissa vaarana ovat inhimilliset erehdykset ja laskentakaavojen virheet. Budjetointiin on tarjolla työkalu, joka mahdollistaa myös osallistamisen ja seuraamisen rinnakkain sekä kuukausi- että kumulatiivisella tasolla. Hinnoittelu perustuu käyttäjätunnusten määrään.

- Accountor Budjetointi -ohjelma hakee luvut kirjanpidosta budjetoinnin pohjaksi. Käyttäjäoikeudet voi antaa kaikille budjetointiin osallistuville henkilöille, mukaan lukien henkilöstön, myynnin ja markkinoinnin osastoille. Hyöty tulee myös siinä, että budjettia voidaan tehdä – sen yhden suljetun neuvotteluhuoneen sijaan – vaikkapa eri paikkakunnilla tai mantereilla.

Nettiselaimella toimivan ohjelman käyttöönotto ei vaadi asennuksia ja se soveltuu kaikille yrityksille koosta riippumatta. Ohjelmalla budjetointi voidaan tehdä myös kustannuspaikoittain, osastoittain tai esimerkiksi vastuualueittain. Yhtiöiden kohdalla liiketoimintoja voi olla useampi, jolloin kullekin liiketoiminnolle voidaan vaivattomasti rakentaa omat budjettinsa tulo- ja kuluvirtoineen.

- Opastamme mielellämme alkuun Accountor Budjetointi -työkalun käytössä ja olemme tukena budjetointiprosessissa. Kukaan organisaation ulkopuolinen ei kuitenkaan voi tehdä budjetointia valmiiksi, siihen tarvitaan aina vahva osallistuminen ja näkemys yrityksen sisältä.

Lataa oppaamme: Miten budjetoit tehokkaasti?

Lue, kuinka asiakkaamme käyttää Accountor Budjetointia.

Ota yhteyttä Lue lisää budjetoinnin palveluistamme Tilaa uutiskirje